In der heutigen dynamischen Arbeitswelt kann die Dokumentenverwaltung zu einem wahren Albtraum werden. Wenn man dann noch Verträge hinzufügt, die voller rechtlicher Schwierigkeiten und komplexer Fristen sind, entsteht ein idealer Raum für Verwirrung oder Stress. Es gibt Werkzeuge wie SharePoint, die Ihnen unnötige Sorgen abnehmen und die Vertragsbearbeitung zum Kinderspiel machen.  

Wenn du sein Potenzial bisher noch nicht ausprobiert hast, mach dich auf einen Gamechanger gefasst. Microsoft SharePoint Es geht nicht nur darum, Dokumente hochzuladen, sondern vor allem darum, den gesamten Prozess zu vereinfachen. Nicht nur, dass „das macht er schnell“, aber vor allem sinnvoll. Unternehmen senken so die Kosten und den Stresspegel der Mitarbeiter, plus die Arbeitseffizienz steigt. 

Auf der Grundlage Studie LAB University of Applied Sciences kann behaupten, dass SharePoint nicht nur ein großartiges Werkzeug, sondern auch eine lohnende Investition für jedes Unternehmen ist. Dass Ihnen seine Übersichtlichkeit und Einfachheit gefällt, ist nur das i-Tüpfelchen. Schauen wir uns an, was SharePoint alles kann und warum es vielleicht zu Ihrem neuen Favoriten (nicht nur) für die Vertragsverwaltung wird. 

Inhalt  

• Vorlagen und voreingestelltes Format  
• Dokumente verziehen 
• Alles an einem Ort 
• Zugriff auf Dokumente überall und jederzeit 
• Automatische Erinnerungen 
• Echtzeitfreigabe 
• Sicherheit wie bei der CIA 
• Zeit- und Geldeinsparung 
• SharePoint und Verträge – die perfekte Kombination 

Vorlagen und vordefinierte Formatierung – stressfreie Vertragsgestaltung 

Vertragsgestaltung muss nie wieder eine Stressquelle sein. Mit voreingestellten Vorlagen und automatischer Formatierung in SharePoint werden Sie mit einem Klick zum Vertrags-Experten. Wenn Sie sich jemals mit ständigem Einstellen von Formaten, Textausrichtung oder der Suche nach den richtigen Vorlagen herumgeschlagen haben, haben wir eine einzige Empfehlung für Sie – SharePoint. Korrekt konfigurierte Vorlagen und Formatierungsautomatisierung können den Dokumentenerstellungsprozess erheblich vereinfachen.. Sie sparen nicht nur viel Zeit, sondern eliminieren auch menschliche Fehler, die bei der manuellen Verarbeitung entstehen können. Vergessen Sie also den Ärger mit der Formatierung und überlassen Sie SharePoint die ganze Arbeit.  

Dokumentenverwaltung – keine Sorge vor verlorenen oder veralteten Verträgen 

Du hast den Vertrag endlich gefunden, doch stehst immer noch vor einem Dilemma: Ist diese Version des Vertrags wirklich die aktuellste? Was, wenn du die falsche bearbeitest oder versendest? SharePoint hat hierauf eine einfache Antwort: Keine Sorge. Dieses clevere Werkzeug verfolgt alle Dokumentenversionen automatisch. Du kannst jederzeit zu älteren Versionen zurückkehren, Tippfehler korrigieren, ohne Angst haben zu müssen, dass etwas verloren geht. Kurz gesagt, du hast alle Verträge unter Kontrolle, und das mit minimalem Fehlerrisiko.  
 
47 von %-Unternehmen bestätigten, dass gerade die Aktualisierung der Versionen in SharePoint ihnen dabei geholfen hat, ihre Verträge auf dem neuesten Stand zu halten und rechtliche Probleme zu vermeiden. Also, keine weiteren Fragen dieses Typs „Wo ist die richtige Version?“ Sie warten nicht mehr auf gesparte Anwaltskosten. 

Alles an einem Ort – Ade Chaos und Unordnung 

Wenn Sie sich jemals wie ein Detektiv fühlen, der einen Vertrag inmitten von Millionen von Anhängen sucht, seien Sie versichert, dass Sie nicht allein sind. Traditionelle Methoden der Dokumentenverwaltung bedeuten normalerweise, dass diese über verschiedene Systeme, Server oder E-Mails verstreut sind. Und das führt nur zu einer Sache – Chaos. Chaos = verlorene Zeit, Frustration und eine Menge sinnloser Klicks.  
 
SharePoint rückt in den Vordergrund als Lösung, die all Ihre Verträge an ihren richtigen Platz sortiert und, falls sie fehlen, erstellt. Sie werden nie wieder Stunden damit verbringen müssen, nach wichtigen Dokumenten zu suchen. Das Beste daran? Dank Durch die Zentralisierung in SharePoint lässt sich bis zu 30 % der Zeit einsparen, die sonst für die Suche aufgewendet würde. 

Zugriff auf Dokumente überall und jederzeit 

Fernarbeit ist ein Teil unseres Lebens und dank SharePoint sind Verträge und Dokumente immer zur Hand. Funfact: Studien belegen, dass Flexibilität und Mobilität die Produktivität steigern. Vereinfacht ausgedrückt: Je mehr Zeit Sie damit verbringen, an einem bequemen Ort zu arbeiten, desto weniger Zeit widmen Sie dem Chaos, das mit der Verwaltung von Dokumenten verbunden ist.  
 
SharePoint weist zudem darauf hin, dass Unternehmen, die sich für Fernzugriffslösungen entschieden haben, ihre Effizienz um 30 % gesteigert haben. Wenn also auf Kunden- oder Geschäftspartneranfragen reagiert werden muss, genügen wenige Klicks und der Prozess wird schnell und reibungslos. Egal, ob Sie im Café, am Strand sitzen oder auf den Zug warten.  

Automatische Erinnerungen – Vergessen Sie überfällige Termine 

Wann haben Sie das letzte Mal eine Vertragsverlängerung oder eine Dokumentenüberprüfung vergessen? Wir alle wissen, wie es ist, wenn uns eine verpasste Frist nachts durch den Kopf geht. Mit Hilfe von SharePoint muss sich das nicht wiederholen. Gleichzeitig dient es als Erinnerung an wichtige Daten, die sonst zu einem echten Albtraum werden könnten.  
 
Automatische Erinnerungen Sie sind ein echter Retter für Unternehmen – dank ihnen müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, wichtige Fristen zu verpassen. SharePoint ist der digitale Wecker, der sicherstellt, dass alle Überprüfungen und Verlängerungen von Verträgen in Ihrem Unternehmen stets im Griff behalten werden. Endlich können alle aufatmen und ohne Angst vor unerwarteten Fristen schlafen. 

Echtzeitgenehmigung – ohne Verzögerungen und Uhrenkontrollen 

Die Genehmigung von Verträgen ist wie ein Versteckspiel mit E-Mails und dem Warten auf Bestätigungen. Mal ehrlich, wer möchte diesen Prozess nicht ein wenig vereinfachen? SharePoint schafft das mit links. Es ermöglicht die Echtzeit-Genehmigung von Dokumenten, wodurch E-Mails versenden oder Signaturen suchen.  
 
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die automatisierte Genehmigung über SharePoint einführen, verkürzt sich der Genehmigungsprozess um ganze 40 % %. Das bedeutet weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge, die wirklich Aufmerksamkeit benötigen. Durch die Vereinfachung des Prozesses wird nicht nur die Produktivität des gesamten Teams verbessert, sondern auch die Reaktion auf Veränderungen und Geschäftsmöglichkeiten beschleunigt. 

Sicherheit wie bei der CIA – Schutz von Dokumenten und sensiblen Informationen 

Wer möchte nicht, dass seine Dokumente so sicher sind wie Geheimdokumente der CIA? Wenn es um das Vertragsmanagement geht, ist Sicherheit von entscheidender Bedeutung. SharePoint verwendet Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass alle Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, wie streng geheime Agenturoperationen.  
 
56 % der Unternehmen betrachten die Sicherheit als das größte Problem bei der Vertragsverwaltung, insbesondere wenn es um sensible Daten geht. SharePoint fungiert wie ein Türsteher, der Daten verschlüsselt und nur befugten Personen den Zugriff gestattet. Dadurch werden Risiken sowohl durch interne als auch durch externe Bedrohungen minimiert, und Sie können beruhigt schlafen, da Ihre Geheimnisse sicher sind. 

Zeit- und Geldeinsparung – effektives Kostenmanagement 

Wenn Ihr Unternehmen beschließt, in Tools wie Microsoft 365 oder SharePoint zu investieren, mag das auf den ersten Blick als großer und definitiv wichtiger Schritt erscheinen. Als dein persönlicher Assistent steht SharePoint vor der Tür und schützt dein Unternehmen vor Chaos und unnötigem Stress.  
 
Für Unternehmen, die sich für die Einführung von SharePoint zur Vertragsverwaltung entschieden haben, bedeutete dies eine Senkung der Verwaltungskosten um bis zu 25 %. Diese so eingesparten Gelder können in etwas Produktiveres investiert werden – wie beispielsweise Prozessautomatisierung, Erinnerungen oder Zentralisierung…  

SharePoint und Verträge – die perfekte Kombination 

Verträge sind für viele von uns eher ein Albtraum als produktive Arbeit. Papierberge, endlose Dokumentenversionen und immer wiederkehrende Probleme mit Erinnerungen und Genehmigungen. Glücklicherweise verändert SharePoint den gesamten Prozess in etwas effektiv, übersichtlich und unterhaltsam. Wenn wir uns ansehen, was Microsoft SharePoint alles zu bieten hat, stellen wir fest, dass es ein unschätzbarer Helfer im Bereich des Vertragsmanagements ist.  
 
Zum Abschluss eine kurze Zusammenfassung:  

• Alle Dokumente sichtlich zentralisieren auf an einem Ort.   
• Nutzung automatisierte Genehmigungen ein Workflow-System.  
• Dokumentenverschlüsselung, Zugriffsrechte ob die neuesten Versionen von Dokumenten vorhanden sind in Reichweite. 
• Danke automatische Erinnerungen SharePoint vergisst keinen Termin.  

Vereinfachen Sie Ihr Vertragsmanagement und sagen Sie Chaos und Unordnung Lebewohl. SharePoint bietet Ihnen Werkzeuge, die nicht nur sparen Zeit und Geld, aber auch Das Leben vereinfachen. Warum also noch zögern? Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, unsere zu lesen Webinar.