Pandemie nutí firmy po celém světě hledat nové způsoby organizace práce a zaměstnanců. Pro mnoho z nich je ideálním řešením nový model, který kombinuje práci v kanceláři s prací z domova. Jak taková hybridní práce vypadá v praxi, co od ní lze očekávat a jaký vliv může mít na vaše fungování?
Obsah článku:
Na střídačku doma i v kanceláři
Poslední měsíce byly pro trh práce plné bouřlivých změn. Zaměstnanci se ze dne na den ocitli v režimu práce z domova, aniž by s tím měli jakékoli zkušenosti nebo byli na to připraveni. Obavy, zda nedojde k poklesu produktivity, morálky nebo důvěry zaměstnavatelů ve svůj tým, se mezitím podařilo vyvrátit. Návrat do předpandemické doby, kdy dominoval tradiční model práce v kanceláři, však již nečekejme.
Ideálním řešením však není ani čistě domácí kancelář. Mnozí zaměstnanci potřebují čas od času přístup do společných prostor, ke speciálnímu hardwaru nebo pracovat v rámci většího týmu. Řešením kombinace práce z domova a z kanceláře je hybridní režim. Zájem o tento model potvrzuje i nedávná studie ze Stanfordu. Ukazuje, že až 55 % amerických zaměstnanců chce střídat práci z domova a v kanceláři. Jaké aspekty tento model zahrnuje?
Vyšší kreativita, produktivita i kvalita vztahů
Hybridní model kombinuje to nejlepší z obou světů – nezávislost a flexibilitu práce z domova na jedné straně a strukturu a společenský život v kanceláři na straně druhé. Ti, kteří již pracují v hybridním modelu, uvádějí jako výhody pocit větší kreativity, produktivity i lepší kvality vztahů.
Odborníci uvádějí jako jednoznačné výhody hybridního prostředí:
- Snížení provozních nákladů – Menší kanceláře s menším počtem pracovních míst znamenají nejen nižší náklady, ale také vyšší kvalitu kancelářských prostor, která souvisí například i s udržitelností.
- Zvýšení produktivity – Jednou ze základních vlastností hybridní práce je autonomie při rozhodování o tom, s kým, kdy a odkud chce zaměstnanec pracovat, což má přímý vliv na jeho produktivitu. Hybridní práce tedy rozhodně není synonymem naprosté svobody.
- Možnost fyzického pracoviště – na základě dosavadních zkušeností dokážou firmy identifikovat skutečné potřeby zaměstnanců, které vycházejí z efektivního využívání kancelářských prostor.
- Odstranění negativních stránek práce z domova – hybridní práce zároveň odstraňuje řadu negativních aspektů spojených s výhradní prací z domova, jako je izolace, frustrace a osamělost.
Zaniknou kanceláře nadobro?
Během pandemie se kanceláře pro mnoho firem staly zbytečnou a nákladnou položkou. Například společnost Dropbox své prostory v podstatě zcela zrušila. Podobný scénář čeká většinu firem, které si budou chtít udržet své zaměstnance. Kanceláře z našeho pracovního života nezmizí, budou se však muset přizpůsobit nové době. Budou i nadále vhodným místem pro nábor nových členů, budování týmu, schůzky nebo zahájení a ukončení projektu.
Moderní firmy již chápou, že pracovní doba od 9:00 do 17:00 není jediným univerzálním řešením. Více než 80 % manažerů v průzkumech uvádí, že po skončení pandemie očekávají flexibilnější práci z domova. Přičemž více než 70 % zaměstnanců uvádí, že tuto možnost hodlá využívat. Firmy se tak budou muset smířit s tím, že zaměstnanci budou mít volnost v rozhodování o tom, kdy a kde budou pracovat.
Velcí hráči již pracují hybridním způsobem
Firmy po celém světě hledají způsoby, jak umožnit svým zaměstnancům pracovat nejen kdykoli, ale i odkudkoli. Tyto změny představují doslova revoluci. Twitter oznámil, že jeho zaměstnanci budou moci pracovat na dálku navždy. Spotify doufá, že inovativní talenty přiláká platy na úrovni New Yorku a San Francisca; navíc budou moci pro firmu pracovat na dálku prakticky odkudkoli. Microsoft zase zavedl možnost trávit až 50 % pracovní doby doma.
Zvládněte přechod v několika krocích
Kombinace práce v kanceláři a práce z domova představuje zásadní organizační změnu a přehodnocení způsobu práce. Od IT přes personální oddělení, provoz a marketing až po výrobu. Kromě úpravy prostor je třeba vzít v úvahu právní aspekty, stejně jako otázky digitalizace a bezpečnosti. To vše se dnes firmy učí, jak se říká, za pochodu. Jak tedy vytvořit ideální podmínky pro flexibilní svět práce?
Vymyslete zásady, které lidem poskytnou flexibilitu
Rozhodnutí, která dnes učiníte, budou mít na firmu vliv v následujících letech. Potřebujete proto jasnou vizi s konkrétním plánem a zásadami. Při přípravě plánu přechodu na hybridní práci si zkuste odpovědět na následující otázky. Kdo bude moci pracovat na dálku? Kdo bude muset docházet do kanceláře a na jak dlouho? Kde se budou moci zaměstnanci věnovat soustředěné práci? Jak bude probíhat práce vyžadující spolupráci?
Připravte se na nové využití fyzických prostor firmy
Kanceláře budou i nadále důležité, ale očekávejte změny. Při spolupráci už nebudete odkázáni pouze na fyzické prostory. V budoucnu budou firemní kanceláře efektivně propojovat fyzický a digitální svět a uspokojovat jedinečné potřeby každého týmu. Důležité je přitom vymyslet, jak propojit komunikaci mezi lidmi, kteří jsou fyzicky přítomni na místě, a těmi, kteří se k setkání připojují virtuálně.
Investujte do technologií, které spojují lidi
V důsledku pandemie se videokonference staly hlavním prostředkem komunikace v týmu a zřejmě už navždy zůstanou účinným komunikačním nástrojem. Sázejte na moderní cloudové technologie. Microsoft Teams a Microsoft 365 již dnes umožňují práci v týmu na dálku. Zatímco první z nich představuje chytré řešení pro setkávání fyzického a virtuálního týmu, druhá poskytuje zaměstnancům digitální pracovní prostředí, které je dostupné kdykoli a odkudkoli.
Nehledejte více lidí, vysvětlitvte robotů a aautomatizaci
Hybridní spolupráce přináší dosud neznámé možnosti spolupráce. Díky digitalizaci procesů a snazšímu vzdálenému připojení mohou zaměstnanci spolupracovat s nástroji RPA (Robotic Process Automation). Ty umožňují automatizovat opakující se činnosti, jako je vyplňování formulářů, tabulek XLS a generování dokumentů. Na řadu činností ve společnosti tak již nepotřebujete více lidí, pouze dobře naučený proces a automatické provádění jeho kroků. Zaměstnanci se díky tomu mohou soustředit na kreativnější práci a zlepšování firemních procesů.
Pracujte hybridně s Microsoft 365
Získejte ještě větší kontrolu nad svou prací a sázejte na ucelený ekosystém Microsoft 365. Je ideálním řešením pro moderní firmy, které kladou důraz na bezpečné a přehledné vedení evidence. V Opium Systems Specializujeme se na vývoj aplikací pro všechny součásti Microsoft 365, včetně SharePointu, a na vývoj aplikací pro Microsoft Teams.
Změny systému se nemusíte obávat. Pomůžeme vám s přechodem na Microsoft 365, včetně migrace a přípravy na zavedení. Zaškolíme nové uživatele ve vaší firmě, případně navrhneme a zrealizujeme řešení přesně podle vašich potřeb. Možností je spousta, stačí se do toho vrhnout po hlavě!
