Leží vám na stole hromady faktur, podklady k zakázkám jsou prakticky k nenalezení a kolegové používají k zpracování a evidenci dat různé nástroje? Podnikání v 21. století vyžaduje moderní přístup. Proto jsme pro vás vybrali ty nejlepší služby a aplikace z balíku Microsoft 365 – dokonalého pomocníka pro vaši firmu.
Obsah
Word – starý známý, na kterého se dá spolehnout
Kdo by neznal nejznámější textový editor? Funkce aplikace Word jsou nám snad všem důvěrně známé. Mnozí však netuší, že si rozumí i s aplikacemi třetích stran. Díky tomu si tento nástroj můžete maximálně přizpůsobit a ve spojení s ekosystémem Microsoft 365 tak nemá konkurenci. Objevte všechny aplikace a služby, se kterými skvěle spolupracuje.
Teams – plnohodnotná online komunikace
Digitální prostor, kde můžete pohodlně propojovat lidi, obsah, konverzace a aplikace, si získal oblibu zejména v době práce z domova. Uživatelé mohou prostřednictvím Teams nahrávat a stahovat soubory, pracovat s aplikacemi a komunikovat s ostatními lidmi. Videohovory a konference lze snadno plánovat a synchronizovat. Můžete si také vytvořit oddělené místnosti, nemluvě o skvělé kompatibilitě s Windows, Androidem nebo iOS a podpoře Mac.
SharePoint – intranet budoucnosti
Tato cloudová služba umožňuje vytvářet, navrhovat a spravovat webové stránky, obsah a pracovní prostory. K tomu nabízí bezpečné sdílení dokumentů s členy týmu prostřednictvím mobilních zařízení, počítačů i zařízení Apple.
SharePoint tak můžete bez problémů využít jako skvěle optimalizovaný firemní intranet. Umožňuje také vytvářet aplikace na míru pro každou společnost – jako je například evidence objednávek, reklamací nebo ticketů. Aplikace jsou rychlé, fungují na jakémkoli zařízení a pomohou vám tak zlepšit procesy. V Opium Systems Specializujeme se na vývoj aplikací pro SharePoint.
OneDrive – správa souborů na jednom místě
OneDrive označujeme za „bratrance“ SharePointu. Je to něco jako jeho soukromá verze, kde uživatelé sdílejí soubory, ke kterým mají členové týmu přístup z jakéhokoli místa nebo zařízení. Soubory lze sdílet pomocí odkazů a oprávnění, takže na nich může najednou pracovat několik lidí. Stovky verzí každého dokumentu se tak ve výchozím nastavení ukládají do cloudu. Navíc můžete soubory synchronizovat s počítačem a mobilem.
Excel – přehledné tabulky a grafy
Říká se, že Excel vládne světu. My se domníváme, že ovládá přinejmenším data ve vaší společnosti. Alespoň by měl. Dokáže shromážděná data analyzovat a převést je do funkčních a přehledných grafů. A to je jen začátek jeho nesčetných funkcí. Výhodou je, že pokud máte soubory uložené na OneDrive nebo SharePointu, budete k nim mít přístup odkudkoli.
Outlook – bezpečná schránka pro každého
Microsoft Outlook pohání firmy po celém světě. Ačkoli je primárně určen pro správu e-mailů, obsahuje také kalendář a úkoly, což v rámci integrace s ekosystémem 365 ocení každý zaměstnanec. Naplánujte schůzku přes Teams a Outlook okamžitě synchronizuje kalendáře vašich kolegů. Samozřejmostí je špičkové zabezpečení, nemusíte se starat ani o zálohování. To je totiž plně automatizované.
Exchange – propojení e-mailu a kalendáře
Propojení e-mailové služby a kalendáře má samé výhody. Tento nástroj spravuje e-maily jménem celé organizace a má přehled o dostupnosti kolegů. Díky tomu automaticky navrhuje termíny schůzek, které jim vyhovují. Po nasazení lokality SharePoint umožňuje také vytvoření skupinového e-mailu. Exchange je velmi dobře škálovatelný, protože se nachází na cloudovém serveru Microsoft 365.
Power BI – pohodlná práce se stávajícími daty
Cloudová technologie od společnosti Microsoft umožňuje snadnou analýzu, evidenci a vizualizaci stávajících dat. Data můžete pohodlně načíst z Excelu, SQL serverů nebo Accessu. Poté je můžete prezentovat ve vizuálně zajímavých a interaktivních přehledech nebo na dashboardu. Na Power BI je skvělé, že nepotřebujete ovládat znalosti datové analytiky, vizualizace je možné exportovat i jako soubory PDF.
Planner – dokonalá koordinace a týmová práce
Pokud hledáte jednoduchý a vizuálně přitažlivý způsob organizace týmové práce, právě jste ho našli. Planner můžete používat k řízení projektů, uspořádání a přiřazování úkolů, sledování úkolů, nastavování termínů nebo získávání aktuálních informací o jejich průběhu. Nástroj se skvěle hodí také k brainstormingu nových nápadů nebo projektů. Kromě toho přehledná mobilní aplikace umožní uživatelům aktualizovat své plány kdykoli a kdekoli.
Seznam úkolů – abyste už na nic nezapomněli
V mnoha ohledech je tato aplikace podobná aplikaci Planner, avšak To-Do se zaměřuje především na konkrétního uživatele. Seznamy úkolů lze sdílet, přičemž je můžete rozdělit na jednotlivé kroky, přidat k nim termíny a nastavit připomenutí. Díky propojení s Outlookem pomocí umělé inteligence dokáže skenovat obsah zpráv a vytvářet z nich konkrétní úkoly. To-Do je vizuálně přehledné, takže si bez problémů zapíšete například i nákupní seznamy. Díky dokonalé synchronizaci se nebudou míchat s pracovními povinnostmi.
Lists – konec barevných listů na monitorech
Konfigurovatelná aplikace List vám umožňuje sledovat úkoly a procesy a přidělovat činnosti kolegům. Můžete si buď vytvořit vlastní speciální seznam, nebo začít s hotovými šablonami, které si upravíte přesně podle svých potřeb. Do nich můžete přidat sloupce zachycující data s možností exportu do Excelu. Sami se přitom rozhodnete, zda to budou čísla, data, časy nebo celé řádky.
Power Automate – automatizace pracovních postupů
Automatizace, automatizace, automatizace. To jsou tři základní pilíře efektivní práce. Služba Power Automate vám bude skvělým pomocníkem. Její používání nevyžaduje programování a dokáže spolupracovat i s externími službami. Obchodní analytici a zkušení vývojáři tak mohou pracovat bok po boku. A přitom nezáleží na tom, zda jde o automatizaci e-mailů, upozornění, kopírování souborů mezi zdroji, synchronizaci souborů nebo shromažďování dat z jedné služby a ukládání do jiné.
Stream – firemní YouTube na vysoké úrovni
Chcete poslat videozprávu celé firmě, připravit školení nebo představit své oddělení ostatním kolegům či celému světu? Seznamte se s Microsoft Stream – vaším osobním firemním kanálem na YouTube. Můžete na něj nahrávat videa různých formátů a zaměření. Pokud někdo náhodou nebyl na poradě přes Teams, stačí nahrát záznam z videohovoru na Stream. Svou společnost tak můžete prezentovat klientům a veřejnosti na špičkové úrovni.
Bookings – sekretářka, která se nikdy neunaví
Neustálé zvonění telefonu a odpovídání na e-maily při plánování schůzek nikoho nebaví. Bookings to za vás zvládne, a to bez nutnosti programování. Zákazníkům umožní naplánovat si s vámi schůzky online, ale i jednoduše prostřednictvím mobilní aplikace. Aplikace je propojena s kalendářem, což umožňuje vybrat datum a čas přehledným způsobem. Třešničkou na dortu je, že pokud jsou rezervace určeny pro online událost, aplikace se propojí s Teams a pro každou z nich automaticky vytvoří odkaz.
Virtuální agenti – chatboty bez programování
Ať už chcete informovat své zaměstnance nebo zákazníky, s Virtual Agents můžete rychle a snadno nasadit inteligentní chatboty přizpůsobené vašim potřebám. K jejich vytvoření a správě přitom nepotřebujete umět programovat. Grafické rozhraní, snadno použitelné komponenty a logika větvení umožňují vytvořit chatbota zcela od začátku a zároveň ho před nasazením otestovat. Užitečnost nástroje můžete rozšířit propojením pracovních postupů z Power Automate.
Formuláře – zpětná vazba, prostor pro zlepšení
Je váš tým spokojený? A co zákazníci nebo klienti? Získejte cennou zpětnou vazbu a posuňte se vpřed. S aplikací Forms si můžete vytvářet vlastní průzkumy, ankety a kvízy, které můžete sdílet s kolegy nebo klienty. Formuláře lze snadno vytvářet a upravovat. Před zveřejněním je můžete poslat kolegům, kteří ještě mají možnost zapracovat poslední připomínky. Samozřejmostí je propojení s Excelem pro lepší evidenci dat a práci s nimi.
Vše pod kontrolou díky Microsoft 365
Na trhu existuje spousta užitečných aplikací, většina z nich však není vzájemně kompatibilní. Firmy proto k komunikaci, organizaci, online hovorům, sdílení souborů, zadávání úkolů či odesílání faktur používají různé nástroje. Často tak zbytečně utratí desítky až stovky eur.
Díky řešením Opium Systems digitalizujete své záznamy tak, abyste měli přehled o všem, co se ve vaší firmě děje, dělo nebo teprve bude dít. Ekosystém Microsoft 365 je ideálním řešením pro moderní firmy, které kladou důraz na bezpečné a přehledné vedení záznamů. Pokud se ve svém podnikání zaměřujete na konkrétní oblast, kromě zmíněných nástrojů jistě oceníte také nástroje jako Power Apps, Publisher, Power Point, Yammer nebo My Analytics.
Změny systému se nemusíte obávat. Pomůžeme vám s přechodem na Microsoft 365, včetně migrace a přípravy na zavedení. Zaškolíme nové uživatele ve vaší firmě, případně navrhneme a zrealizujeme řešení přesně podle vašich potřeb. Možností je spousta, stačí se do toho pustit po hlavě!
