Kdo by dnes neznal aplikaci Teams od Microsoftu? Tento kdysi výjimečný nástroj pro online hovory se zejména po pandemii stal nezbytnou součástí výbavy každé moderní firmy či školy. Porady, schůzky, jednání, lekce nebo workshopy – žádný problém, a to ani v případě, že se každý účastník nachází v jiném koutě země nebo světa. Usnadněte si práci v týmu ještě více a objevte nové funkce aplikace Teams, které přibyly v červnu a červenci. Vybrali jsme 15 nejlepších.
Nové funkce:
Zažijte atmosféru skutečného setkání
Komunikace přes Teams nám často šetří čas a je efektivní. Na schůzky nemusíme nikam cestovat ani se formálně oblékat. Stačí nahoře business, dole party. Nic však nenahradí atmosféru skutečného setkání. Vývojáři proto pro místnosti vytvořili takzvaný Together Mode, který využívá technologii segmentace AI (umělé inteligence) k digitálnímu umístění účastníků do sdíleného pozadí. Výsledkem je, že máte pocit, že sedíte v jedné místnosti se všemi ostatními.
Zaznamenejte si každý nápad
Znáte to. Máte za sebou mimořádně plodný brainstorming, jehož výsledkem bylo hned několik nových nápadů. Nikdo z kolegů si však nedělal poznámky a vy si pamatujete jen zlomek. S novou funkcí automatického nahrávání v Teams se nic podobného už nebude opakovat. Funkce se zapne hned po připojení prvního účastníka ze stejné organizace. Záznam se pak ukládá buď na OneDrive, nebo SharePoint. Funkce je dostupná pro počítače i mobilní zařízení.
Vychovejte si tým, který chodí včas
Říká se, že přesnost je výsadou králů. A u zásadních a důležitých pracovních schůzek to platí dvojnásob. Teams nyní umožňuje organizátorům schůzku uzamknout, aby zabránili dalším pokusům o připojení. Zabráníte tak rušení ze strany členů týmu, kteří nedodržují čas. Pokud se někdo pokusí připojit, obdrží zprávu s informací, že to již není možné. Momentálně je však tato funkce dostupná pouze v desktopové verzi.
Zadávání úkolů je nyní jednodušší
Přijatá zpráva často vyžaduje další kroky. Abyste nemuseli neustále přepínat mezi různými aplikacemi, umožňuje vám Teams vytvářet úkoly přímo z chatu. Stačí kliknout na tři tečky, vybrat „Další akce“ a zvolit „Vytvořit úkol“. Navíc po vložení odkazu na článek nebo stránku ze SharePointu se zobrazí informačně bohatá grafická karta. Ta automaticky zvýrazní název, autora, miniaturu a datum publikování.
Vytvořte menší pracovní skupiny
Samostatné místnosti umožňují organizátorům rozdělit účastníky na menší skupiny, což usnadňuje diskusi či brainstorming. Organizátoři mohou kdykoli přecházet mezi místnostmi, odeslat oznámení do všech místností najednou nebo kdykoli všechny účastníky vrátit zpět na hlavní schůzku. Tuto možnost jistě oceníte například i při teambuildingových akcích, které tak získají zcela nový rozměr.
Chatujte bez přepínání
Aplikace Teams nám pomáhá proměnit komunikaci v online prostoru v trochu osobnější setkání. Právě proto mnoha lidem nevyhovuje přepínání do sekce textového chatu. Nepříjemné vyrušování je však minulostí. Chat se od nynějška zobrazuje v malé bublině na obrazovkách všech účastníků schůzky, takže samotný rozhovor je opět ústředním prvkem celé konverzace. Tato funkce je nově nastavena jako výchozí. Pokud ji však nechcete používat, můžete ji v nastavení „Další akce“ vypnout.
Začněte na počítači, dokončete to na mobilu
Schůzka se vám pořádně protáhla, ale vy už musíte být někde jinde? Pro aktualizovanou aplikaci Teams to není žádný problém. Nyní totiž můžete uskutečňovat a přijímat hovory z různých koncových bodů. Je přitom zcela jedno, zda sedíte u počítače, nebo jste na mobilu. Aplikace vám zaručí přesměrování hovoru bez přerušení hovoru či snížení kvality. Nikdo si ničeho nevšimne!
Přizpůsobte si pozadí
Přizpůsobte Teams potřebám své firmy a zviditelněte své služby v očích klientů. Nyní si můžete nastavit vlastní pozadí, díky čemuž se okamžitě odlišíte od konkurence. Chcete-li tuto funkci povolit, stačí nahrát obrázky do „Centra pro správu“ v části „Zásady schůzky“. Můžete přidat až 50 obrázků, které budou k dispozici všem uživatelům.
Konečně sdílejte obrazovku i se zvukem
Od nynějška můžete během schůzky přes mobilní zařízení při sdílení obrazovky zahrnout i zvuk. Tuto novou funkci oceníte zejména tehdy, když potřebujete sdílet video s komentářem a hudbou. Váš tým bude moci obrazovku sledovat současně, bez ozvěny a problémů se synchronizací. Tuto novinku můžete využívat na zařízeních s Androidem od verze 10+ a iOS od verze 13+. Stačí v nastavení “Další akce” zapnout “Sdílet obrazovku se zvukem”.
Zdůrazněte to nejdůležitější
Při živých prezentacích mnozí z nás rádi používají laserové ukazovátko, které nám pomáhá zdůraznit publiku ty nejdůležitější body. Nyní jej můžete používat i v programu PowerPoint Live. Kromě toho můžete v prezentaci také psát nebo trvale zvýraznit některé její části. Máte v týmu vtipálky, kteří by vám do snímku určitě s potěšením něco dopisovali? Žádné obavy. Úpravy může vytvářet a zobrazovat pouze aktivní moderátor.
Skoncujte s jazykovou bariérou
Máte zahraniční klienty? Díky nové funkcii se k nim můžete přiblížit ještě více. Teams totiž účastníkům umožňuje překládat jednotlivé snímky v PowerPoint Live. Nemusíte nic překládat ani platit za služby tlumočníka. Mezinárodní schůzky od nynějška zvládnete bez trapných momentů. V současné době je k dispozici překlad do devatenácti jazyků a postupně budou přibývat další.
Zaznamenávejte všechny podrobnosti o účastnících
Informační panel docházky poskytuje dokonalý přehled o vaší schůzce či webináři. Díky tomu si po skončení můžete zkontrolovat poměr registrovaných a zúčastněných. Stejně tak můžete zkontrolovat, zda se účastníci zapojili do celé schůzky, nebo pouze do její části. To vše v příjemném uživatelském rozhraní aplikace Teams, které nabízí přehlednou analytiku a evidenci dat. Vylepšete své budoucí schůzky k dokonalosti. V detailech schůzky klikněte na kartu „Účast“ a najděte informační panel účastníků.
Nabídněte klientům nadstandardní službu
Představte si následující situaci: Jste interiérový designér a pro klienta jste připravili několik návrhů kuchyně. Díky nové funkci Share-to-stage si klient vaše návrhy vloží do svého pozadí, na jehož základě s nimi může interagovat v rámci budoucího prostoru a lépe ocenit všechny detaily. A podobnou pomoc oceníte téměř v každém kreativním oboru. Nabídněte zákazníkům výjimečný a osobitý přístup.
Vyučujte online jako profesionál
Teams také vylepšil propojení s platformou pro správu výuky Canvas Network. Učitelé nyní mohou posunout svou evidenci na novou úroveň a vytvářet třídní týmy na základě seznamu studentů zapsaných do konkrétních kurzů. Každý třídní tým bude mít odpovídající uživatelské role, přičemž studenti a pedagogové se mohou dostat do svých příslušných třídních týmů přímo ze svých kurzů v Canvas. Mohou k tomu využít počítačovou, mobilní i webovou platformu.
Užijte si dovolenou bez starostí
Chystáte se na dovolenou nebo budete jen pár dní mimo počítač? Nastavte si automatickou odpověď, která je v podstatě stejná jako ta, kterou si běžně nastavujete ve svém e-mailovém klientovi. Výhodou je, že váš stav „mimo kancelář“ se synchronizuje s automatickými odpověďmi, které jsou uloženy ve vašem kalendáři Outlooku.
Využijte Teams na maximum společně s Microsoft 365
Prostřednictvím videohovorů můžete komunikovat pomocí celé řady dostupných aplikací. Kromě zmíněných vylepšení je však největší výhodou aplikace Teams její integrace s ekosystémem Microsoft 365. Díky této integraci můžete kromě online hovorů spravovat celou organizaci, sdílet soubory, zadávat úkoly nebo odesílat faktury.
Díky řešením Opium Systems digitalizujete své záznamy tak, abyste měli přehled o všem, co se ve vaší firmě děje, dělo nebo teprve bude dít. Ekosystém Microsoft 365 je ideálním řešením pro moderní firmy, které kladou důraz na bezpečné a přehledné vedení záznamů. Pokud se ve svém podnikání zaměřujete na konkrétní oblast, kromě zmíněných nástrojů jistě oceníte také nástroje jako Power Apps, Publisher, Power Point, Yammer nebo My Analytics.
Změny systému se nemusíte obávat. Pomůžeme vám s přechodem na Microsoft 365, včetně migrace a přípravy na zavedení. Zaškolíme nové uživatele ve vaší firmě, případně navrhneme a zrealizujeme řešení přesně podle vašich potřeb. Možností je spousta, stačí se do toho pustit po hlavě!
