Wer kennt heute nicht die Teams-Anwendung von Microsoft? Einst ein herausragendes Werkzeug für Online-Gespräche, ist sie besonders nach der Pandemie ein Muss für jedes moderne Unternehmen oder jede Schule. Besprechungen, Tagungen, Verhandlungen, Unterricht oder Workshops – kein Problem, auch wenn jeder Teilnehmer in einer anderen Ecke des Landes oder der Welt ist. Erleichtern Sie Ihre Teamarbeit noch weiter und entdecken Sie die neuen Funktionen von Teams, die in den Monaten Juni und Juli hinzugekommen sind. Wir haben die 15 besten ausgewählt.
Neue Funktionen:
Erleben Sie die Atmosphäre eines echten Treffens
Die Kommunikation über Teams spart uns oft Zeit und ist effektiv. Wir müssen nicht zu Besprechungen fahren oder uns formell kleiden. Oben Business, unten Party reicht. Doch nichts ersetzt die Atmosphäre eines echten Treffens. Deshalb haben die Entwickler für Räume den sogenannten Together Mode geschaffen, der KI-Segmentierungstechnologie (künstliche Intelligenz) nutzt, um Teilnehmer digital in einen gemeinsamen Hintergrund zu versetzen. Im Ergebnis hat man das Gefühl, in einem Raum mit allen anderen zu sitzen.
Halten Sie jeden Gedanken fest
Das kennen Sie sicher. Sie hatten ein extrem produktives Brainstorming, das zu mehreren neuen Ideen führte. Aber keiner Ihrer Kollegen hat sich Notizen gemacht, und Sie erinnern sich nur an einen Bruchteil davon. Mit der Neuheit der automatischen Aufzeichnung in Teams wird sich so etwas nicht wiederholen. Die Funktion wird eingeschaltet, sobald sich der erste Teilnehmer aus demselben Unternehmen verbindet. Die Aufzeichnung wird dann entweder auf OneDrive oder SharePoint gespeichert. Die Funktion ist sowohl für Computer als auch für mobile Geräte verfügbar.
Bauen Sie ein pünktliches Team auf
Man sagt, Pünktlichkeit sei eine Tugend der Könige. Und bei wichtigen und entscheidenden Treffen im Beruf gilt dies doppelt. Teams erlaubt es Organizers nun, ein Meeting zu sperren, um weitere Verbindungsversuche zu verhindern. So werden Störungen durch zu spät kommende Teammitglieder vermieden. Wenn jemand versucht, sich zu verbinden, erhält er eine Nachricht, dass dies nicht mehr möglich ist. Derzeit ist die Funktion jedoch nur in der Desktop-Version verfügbar.
Geben Sie einfachere Aufgaben
Eine eingehende Nachricht erfordert oft weitere Maßnahmen. Damit Sie nicht ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen, können Sie in Teams Aufgaben direkt aus dem Chat heraus erstellen. Klicken Sie einfach auf die drei Punkte, wählen Sie „Weitere Aktionen“ und dann „Aufgabe erstellen“. Wenn Sie außerdem einen Link zu einem Artikel oder einer SharePoint-Seite einfügen, wird eine informationsreiche grafische Karte angezeigt. Diese hebt automatisch den Titel, den Autor, die Miniaturansicht und das Veröffentlichungsdatum hervor.
Bilden Sie kleinere Arbeitsgruppen
Getrennte Räume ermöglichen es Besprechungsleitern, ein Meeting in kleinere Gruppen aufzuteilen und so Diskussionen oder Brainstorming zu erleichtern. Besprechungsleiter können jederzeit zwischen den Räumen wechseln, gleichzeitig eine Benachrichtigung an alle Räume senden oder alle jederzeit zurück zum Hauptmeeting bringen. Diese Möglichkeit werden Sie sicherlich auch bei Teambildungsmaßnahmen zu schätzen wissen, die eine völlig neue Dimension bekommen.
Chatten ohne zu wechseln
Die Teams-App hilft uns, die Kommunikation im Online-Raum zu etwas persönlicheren Treffen zu machen. Gerade deshalb stört es viele, in den Textchat-Bereich zu wechseln. Eine störende Unterbrechung gehört jedoch der Vergangenheit an. Der Chat wird nun in einer kleinen Blase auf den Bildschirmen aller Besprechungsteilnehmer angezeigt, so dass das Gespräch selbst wieder im Mittelpunkt der gesamten Unterhaltung steht. Diese Funktion ist nun standardmäßig aktiviert. Wenn Sie sie jedoch nicht nutzen möchten, können Sie sie in den Optionen „Weitere Aktionen“ deaktivieren.
Auf dem Computer beginnen, auf dem Handy beenden
Das Meeting hat sich stark verzögert, aber Sie müssen bereits woanders sein? Kein Problem für das aktualisierte Teams. Denn neuerdings können Sie Anrufe von verschiedenen Endpunkten tätigen und empfangen. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie am Computer oder am Handy sind. Die Anwendung garantiert Ihnen die Übertragung von Anrufen ohne Unterbrechung des Telefonats oder Qualitätsverlust. Niemand wird etwas bemerken!
Passen Sie Ihren Hintergrund an
Passen Sie Teams an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an und heben Sie Ihre Dienstleistungen von der Konkurrenz ab. Sie können jetzt benutzerdefinierte Hintergründe einrichten, die Sie sofort von der Konkurrenz abheben. Um die Funktion zu aktivieren, laden Sie einfach Bilder im „Besprechungsrichtlinien“-Bereich des „Verwaltungszentrums“ hoch. Sie können bis zu 50 Bilder hinzufügen, und diese stehen allen Benutzern zur Verfügung.
Teilen Sie endlich den Bildschirm mit Ton
Ab sofort können Sie während Besprechungen über mobile Geräte auch den Ton beim Teilen des Bildschirms einbeziehen. Sie werden die neue Funktion besonders zu schätzen wissen, wenn Sie ein Video mit Kommentaren und Musik teilen müssen. Ihr Team kann den Bildschirm gleichzeitig ohne Echo und Synchronisierungsprobleme verfolgen. Sie können diese Neuerung auf Geräten mit Android ab Version 10+ und iOS ab Version 13+ nutzen. Schalten Sie einfach in den Optionen “Weitere Aktionen” die Option “Bildschirm mit Ton teilen” ein.
Heben Sie das Wichtigste hervor
Bei Live-Präsentationen nutzen viele von uns gerne einen Laserpointer, um die wichtigsten Punkte für das Publikum hervorzuheben. Jetzt können Sie ihn auch in PowerPoint Live verwenden. Darüber hinaus können Sie in der Präsentation schreiben oder bestimmte Teile davon dauerhaft hervorheben. Haben Sie Scherzbolde im Team, die Ihnen sicher etwas bösartig in eine Folie schreiben würden? Keine Sorge. Änderungen können nur vom aktiven Moderator vorgenommen und angezeigt werden.
Machen Sie der Sprachbarriere ein Ende
Haben Sie ausländische Kunden? Dank einer neuen Funktion können Sie ihnen noch näher sein. Teams ermöglicht es den Teilnehmern, einzelne Folien in PowerPoint Live zu übersetzen. Sie müssen nichts selbst übersetzen oder einen Dolmetscher bezahlen. Internationale Besprechungen können Sie von nun an ohne peinliche Momente meistern. Derzeit sind Übersetzungen in neunzehn Sprachen möglich, weitere werden schrittweise hinzukommen.
Erfassen Sie jedes Detail über die Teilnehmer
Das Anwesenheits-Dashboard bietet einen perfekten Überblick über Ihr Meeting oder Webinar. Dank dessen können Sie nach Beendigung das Verhältnis von registrierten und teilnehmenden Personen einsehen. Sie können auch prüfen, ob sie an der gesamten Besprechung teilgenommen haben oder nur an einem Teil. All dies in der angenehmen Benutzeroberfläche der Teams-Anwendung, die übersichtliche Analysen und Datenaufzeichnungen bietet. Verfeinern Sie Ihre zukünftigen Besprechungen bis zur Perfektion. Klicken Sie in den Besprechungsdetails auf die Registerkarte „Teilnahme“ und finden Sie das Teilnehmer-Dashboard.
Bieten Sie Kunden einen zusätzlichen Service an
Stellen Sie sich eine Situation vor: Sie sind Innenarchitekt und haben mehrere Küchenentwürfe für einen Kunden erstellt. Mit der neuen Funktion "Share-to-stage" kann der Kunde Ihre Entwürfe in seinen Hintergrund einfügen, wodurch er mit dem zukünftigen Raum interagieren und alle Details besser einschätzen kann. Und eine ähnliche Hilfe würden Sie in fast jedem kreativen Beruf schätzen. Bieten Sie Ihren Kunden einen außergewöhnlichen und persönlichen Ansatz.
Unterrichten Sie online wie ein Profi
Teams hat auch an der Verbindung zum Lernmanagementsystem Canvas Network gearbeitet. Lehrende können ihre Verwaltung nun auf die nächste Stufe heben und Klassenteams auf der Grundlage von Kursanmeldelisten erstellen. Jedes Klassenteam hat entsprechende Benutzerrollen, und Studierende und Lehrende können direkt von ihren Canvas-Kursen zu ihren jeweiligen Klassenteams navigieren. Sie können die Desktop-, Mobil- oder Webplattform nutzen.
Genießen Sie Ihren Urlaub ohne Sorgen
Planen Sie einen Urlaub oder werden Sie für ein paar Tage nicht an Ihrem Computer sein? Richten Sie eine automatische Antwort ein, die im Wesentlichen identisch mit der ist, die Sie regelmäßig in Ihrem E-Mail-Client einrichten. Der Vorteil ist, dass Ihr Abwesenheitsstatus mit den automatischen Antworten synchronisiert wird, die sich in Ihrem Outlook-Kalender befinden.
Nutzen Sie Teams mit Microsoft 365 optimal aus
Sie können über eine Vielzahl von verfügbaren Apps per Videoanruf kommunizieren. Abgesehen von den erwähnten Verbesserungen ist der größte Vorteil von Teams jedoch seine Integration in das Microsoft 365-Ökosystem. Dank der Verknüpfung können Sie neben Online-Anrufen Ihre gesamte Organisation verwalten, Dateien freigeben, Aufgaben stellen oder Rechnungen versenden.
Mit den Lösungen von Opium Systems digitalisieren Sie Ihre Aufzeichnungen, um den Überblick über alles zu behalten, was in Ihrem Unternehmen geschieht, geschehen ist oder geschehen wird. Das Microsoft 365-Ökosystem ist die ideale Lösung für moderne Unternehmen, die Wert auf eine sichere und verständliche Dokumentation legen. Wenn Ihr Unternehmen einen spezifischen Fokus hat, werden Sie neben den genannten sicherlich auch Werkzeuge wie Power Apps, Publisher, Power Point, Yammer oder My Analytics zu schätzen wissen.
Machen Sie sich keine Sorgen wegen der Systemänderungen. Wir helfen Ihnen bei der Umstellung auf Microsoft 365, einschließlich Migration und Vorbereitung der Einführung. Wir schulen neue Benutzer in Ihrem Unternehmen oder entwerfen und implementieren Lösungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Es gibt eine Fülle von Möglichkeiten, springen Sie einfach kopfüber hinein!
